Przykłady regulaminów udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

Zamówienia poniżej 30 000 euro nie wymagają stosowania przepisów ustawy Pzp – proces ich udzielania reguluje ustawa o finansach publicznych ( w tym przepisy wskazujące na fakt, że zamówienia powinny być przeprowadzone w sposób celowy, oszczędny i z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Jednocześnie ich niewielka (z ustawowego punktu widzenia) wartość może być szansą na przetestowanie współpracy JST z podmiotem ekonomii społecznej. Może to być cennym doświadczeniem zarówno dla zamawiającego jaki i wykonawcy usługi, tym bardziej, że również podczas realizacji tego rodzaju zamówień warto korzystać z zasad wskazanych w ustawie Pzp. Dobrym rozwiązaniem mogą być wewnętrzne regulacje wskazujące na warunki, w jakich zamówienia te mogą być zlecane. W przedstawionych poniżej przykładach regulacje te przybrały formy regulaminów.

Miasto i Gmina Trzemeszno

Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim Trzemeszna

PODSTAWA PRAWNA

1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1986 z późn. zm.), zwana dalej „ustawą Pzp”;
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 z późń.zm.).

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych przez Gminę Trzemeszno, w oparciu o art.4 pkt 8. ustawy Pzp, zwane dalej Regulaminem.

§ 2

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) Kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Trzemeszna lub osobę przez niego upoważnioną,
2) Referacie merytorycznym – należy przez to rozumieć referat, lub stanowisko, do właściwości którego należy wykonywanie zadania, które jest przedmiotem zamówienia,
3) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Trzemeszno,
4) Zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

§ 3

Regulaminu nie stosuje się do:
1) Zamówień, których łączna wartość w skali roku w Referacie merytorycznym nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 000 euro,
2) Zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, gdy zachodzi pilna potrzeba ich udzielenia, np. awaria, zwalczanie klęsk żywiołowych, itp.
3) Zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, których przedmiotem są:
a. Dostawa paliwa,
b. Usługi napraw, obsługi i eksploatacji samochodów służbowych,
c. Dostawa kwiatów, upominków, dyplomów, pucharów, medali, itp.,
d. Zakup książek i innych wydawnictw,
e. Dostawa artykułów. spożywczych do bezpośredniej obsługi Sesji Rady Miejskiej, komisji Rady Miejskiej, narad Burmistrza,
f. Dostawa artykułów spożywczych związanych z działalnością Rad Sołeckich,
g. Usługi szkolenia,
h. Dostawa biletów komunikacji publicznej,
i. Usługi ubezpieczeniowe,
j. Notarialne czynności prawne,
k. Usługi związane z organizacją koncertów, imprez kulturalnych, sportowych, integracyjnych, itp.,
l. Usługi reklamowe i ogłoszenia prasowe.
4) Zamówień, których przedmiot zaważywszy na ochronę praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy lub ze względu na wystąpienie innej przyczyny i okoliczności ekonomicznej, gospodarczej lub społecznej powodującej, że zamówienie może zrealizować tylko jeden Wykonawca – w takich sytuacjach do wniosku o udzielenie zamówienia wg Załącznika Nr 1 musi zostać dołączone stosowane uzasadnienie.

§ 4

1. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać zasad:
1) Postępowanie o udzielenie zamówienia ma zapewnić zamawiającemu dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty,
2) Zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości,
3) Racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminowa realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów wypełniając wszelkie zapisy i delegacje obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, zwłaszcza art.. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
4) Wartość zamówienia publicznego winna zostać ustalona zgodnie z przepisami ustawy Pzp – niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu.
5) Przy definiowaniu warunków podmiotowych, przedmiotowych oraz kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty zaleca się stosowanie do zapytań ofertowych klauzul społecznych i kryteriów społecznych, o których mowa w ustawie Pzp, tj.:
a. Klauzuli społecznej, tzw. Zatrudnieniowej;
b. Klauzuli społecznej, tzw. Zastrzeżonej;
c. Kryterium społecznego
d. Oraz w wyjątkowych klauzuli społecznej, tzw. pracowniczej.
2. W uzasadnionych przypadkach Kierownik zamawiającego może zwolnić w całości lub w części z obowiązku stosowania niniejszego Regulaminu.
3. Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 ptk 8 ustawy, realizowane są przez Referaty merytoryczne, posiadające środki finansowe przeznaczone na realizację zadania stanowiącego przedmiot danego zamówienia.
4. Nadzór na udzieleniem zamówień w powyższych trybach prowadzą Kierownicy Referatów merytorycznych lub pracownicy na stanowiskach samodzielnych, wg przedmiotów zamówień. (…)

§ 11

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

Klauzula społeczna, tzw. Zatrudnieniowa – należy przez to rozumieć klauzulę społeczną, dotyczącą zatrudnienia osób bezrobotnych, młodocianych, osób z niepełnosprawnościami i innych osób, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2013 r. o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich UE lub EOG; Klauzula społeczna, tzw. Zastrzeżona – należy przez to rozumieć klauzulę społeczną, o której mowa w art. 22 ust. 2 Pzp, dotyczącą zastrzeżenia zamówienia dla zakładów pracy chronionej oraz innych wykonawców, których działalność lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych, w szczególności osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych, osób pozbawionych wolności lub zwalnianych z zakładów karnych, osób z zaburzeniami psychicznymi, osób bezdomnych, uchodźców oraz członków mniejszości narodowych;

Kryterium społeczne – należy przez to rozumieć kryterium wyboru ofert odnoszące się do aspektu społecznego, w szczególności w zakresie integracji zawodowej i społecznej osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami lub uwzględniania potrzeb użytkowników; Klauzula społeczna, tzw. Pracownicza – należy przez to rozumieć klauzulę społeczną, dotyczącą zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia w postępowaniu na usługi lub roboty budowlane, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 Kodeksu Pracy.

 

 

Miasto i Gmina Szamotuły – Powiatowy Urząd Pracy

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000 EURO

§1

1. Niniejszy Regulamin opracowano na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm., zwanej dalej ustawą) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówienia publicznego. Regulamin określa procedury udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.
2. Przy ustalaniu szacunkowej wartości zamówienia stosuje się zasady określone przepisami ustawy Pzp Rozdział 2 art. 32. 34. I 35.
3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia procedury zapytaniowej na każdym etapie bez podania przyczyny.

§2

Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych na usługi lub dostawy reguluje się w następującym układzie:
1) przy wartości zamówień, których wartość szacunkowa w poprzednim roku budżetowym nie przekracza 5.000 euro w bieżącym roku możliwy jest zakup bez stosowania procedur zawartych w niniejszym Regulaminie, za wyjątkiem ich rejestracji wprowadzonym rejestrze zamówień. Zamówienia poniżej wskazanej wartości podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Szamotułach. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Szamotułach, kierując się zasadami określonymi w ramach niniejszego Regulaminu może zobowiązać pracowników do stosowania przy określonych zakupach określonych punktów Regulaminu.
2) Zamówienia o wartości od 5.000 euro do 30.000 euro – stosuje się procedurę zapytania ofertowego.

§3

Szczegółowa procedura udzielania zamówień powyżej 5.000 euro, a nie większej niż 30.000 euro:
1. Kierownicy działów lub pracownicy samodzielnych stanowisk składają wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego/dokonanie zakupu na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (załącznik nr 1 do zarządzania).
2. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
a) Dla zamówień powyżej 5.000 euro, a nic wyższych niż 30.000 euro netto przeprowadza się pisemne zapytanie ofertowe, zapraszając do składania ofert min. 3 wykonawców świadczących dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, które zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszych oferty oraz umieszcza się ogłoszenie o zamówienie na stronie internetowej Powiatowego Urzędu Pracy. W przypadku, gdy złożona zostanie wyłącznie jedna oferta zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z wykonawcą.
b) Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę,
c) Pracownik Zamawiającego sporządza dokumentację podstawowych czynności dotyczących danego zamówienia, która zawiera:
- wartość szacunkową zamówienia w PLN oraz w przeliczeniu na euro zgodnie z §1 pkt 1
- powody zastosowania art. 4 pkt 8 ustawy,
- wykaz wykonawców zaproszonych do składania ofert z adresem siedziby firmy,
- wykaz wykonawców, którzy złożyli oferty zawierające proponowaną cenę netto,
- wskazanie wyboru oferty.
d) dla zamówienia powyżej 5.000 euro, a nic wyższej niż 30.000 euro netto udziela się zamówienia przez zawarcie umowy pisemnej określającej warunki realizacji lub poprzez złożenie zlecenia zamówienia. (…)

§4

1. Zapytanie ofertowe zawiera:
1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
2) termin realizacji wykonania zamówienia
3) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu
4) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych na równowartość wyrażoną w euro, przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłaszanego przez Prezesa rady Ministrów na podstawie art., 35 ust. 3 ustawy Pzp (…)

§7

1. Przed wszczęciem postępowania należy rozważyć, czy ze względu na cel zamówienia lub cele polityki społecznej realizowanej przez Zamawiającego, zasadne jest zastrzeżenie, że o zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie:
a) Wykonawcy będący zakładami pracy chronionej oraz inni wykonawcy, których działalność (lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie), obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych; o ile Zamawiający określi minimalny procentowy wskaźnik zatrudnienia osób należących do jednej lub więcej kategorii, o których mowa w ust. 2, nie mniejszy niż 30%, osób zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej lub wykonawców albo ich jednostki;
b) Spółdzielnie socjalne, działające na podstawie ustawy o spółdzielniach socjalnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwzględnieniem przepisów art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. Za członków grup społecznie marginalizowanych uznaje się w szczególności:
1) osoby niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
2) bezrobotnych w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
3) osoby pozbawione wolności lub zwalniane z zakładów karnych, o których mowa w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy mający trudności w integracji ze środowiskiem;
4) osoby z zaburzeniami psychicznymi w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego
5) osoby bezdomne w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej
6) osoby, które uzyskały w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
7) osoby do 30. roku życia oraz po ukończeniu 50. roku życia, posiadające status osoby poszukującej pracy, bez zatrudnienia;
8) osoby będące członkami mniejszości znajdującej się w niekorzystnej sytuacji, w szczególności będące członkami mniejszości narodowych i etnicznych w rozumieniu ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym;
3. Zamawiający może również zastrzec, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
1) celem ich działalności jest realizacja zadań w zakresie użyteczności publicznej związanej ze świadczeniem tych usług oraz społeczna i zawodowa integracja osób, o których mowa w pkt. 2
2) nie działają w celu osiągnięcia zysku, przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników;
3) struktura zarządzania nimi lub ich struktura własnościowa opiera się na współzarządzaniu w przypadku spółdzielni, akcjonariacie pracowniczym lub zasadach partycypacji pracowników, co wykonawca określa w swoim statucie;
4) w ciągu ostatnich 3 lat poprzedzających dzień wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na usługi społeczne nie udzielono im zamówienia na podstawie tego przepisu przez tego samego zamawiającego. (…)
5. Zamawiający może skorzystać z zasad wskazanych w niniejszym rozdziale , pod warunkiem, iż zamieści w zapytaniu ofertowym informację o dokonanym zastrzeżeniu, podając szczegółowe informacje na temat wymagań, które muszą spełniać wykonawcy. 6. W celu potwierdzenia, czy wykonawca może ubiegać się o zamówienie zastrzeżone, zamawiający jest uprawniony w szczególności żądać, aby przedstawił on:
1) oświadczenie, o spełnieniu warunków ubiegania się o zamówienie zastrzeżone według formularza określonego przez zamawiającego w dokumencie dotyczącym udzielenia zamówienia na usługi szczególne,
2) decyzji w sprawie przyznania statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej, o której mowa w ustawie a dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub innych dokumentów potwierdzających status wykonawcy jako zakładu pracy chronionej lub potwierdzających prowadzenie przez wykonawcę, lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie publiczne, działalności obejmującej społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych;
3) dokumentów potwierdzających procentowy wskaźnik zatrudnienia osób należących do jednej lub więcej kategorii, o których mowa powyżej, zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej, wykonawcę lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie. (…)

 

 

 

Przejdź do kolejnego rozdziału